IST-SOLL-WEG, Der Prozess zur Lösungsfindung
Es gibt viele Tools und Möglichkeiten für das Projektmanagement. Doch auch mit diesen kann man im Kopf den Fokus auf einen entscheidenden Punkt verlieren.
IST-SOLL-WEG von TRIO-CONCEPT ist ein einfacher Prozess in drei Stufen zur Lösungsfindung und fürs Projektmanagement
Berücksichtigt man alle drei Punkte, geht man strukturiert und lösungsorientiert vor. Wenn nicht, kann's trotzdem funktionieren, ist dann jedoch eher Glückssache.
IST-SOLL-WEG habe ich vor vielen Jahren als Vereinfachung bestehender Systeme und Prozesse entwickelt und hat mich geschäftlich und privat schon oft vor Kardinalfehlern bewahrt.
IST, die Analyse
«So ist es!»
- Analyse des Problems, der Situation und der Rahmenbedingungen wie Zeit, Geld, Ressourcen oder Vorgaben.
- Dazu gehört auch, realistisch mögliche Stolperfallen zu berücksichtigen.
- Wenn es an Fähigkeiten oder Ressourcens mangelt, lässt man es besser sein.
Wer losrennt, ohne zuerst das IST zu analysieren, läuft nicht selten in ein Ressourcenproblem.
SOLL, das Ziel
«So soll es sein!»
- Das Ziel als klare Vorstellung!
- Der Weg ist das Ziel ist beim Reisen ja spannend, doch bei Geschäften und Projekten höchst ineffizient. Einfach mit Vollgas zu starten und zu schauen, was daraus wird, ist wegen verhinderbaren Korrekturen ineffizient. Auch ein iterativer Prozess benötigt erst mal ein solides Fundament.
- Ein klares Ziel braucht etwas planerische Vorarbeit. Insgesamt spart man dadurch jedoch Zeit und Geld.
Wer losrennt, ohne das genaue Ziel zu kennen, muss auf dem Weg oft korrigieren.
WEG, die UmsetzunG
«So machen wir es!»
- Mehrere Wege führen nach Rom: direkt oder auf Umwegen.
- Eine vorgängige Abstimmung in der Umsetzung mit Verantwortlichkeiten verhindert Missverständnisse in der Umsetzung.
- Ein grober Plan über das Vorgehen (bei grossen Projekten mit Etappenzielen) verhindert viele Probleme und Verzögerungen in der Umsetzung. Der höhere Aufwand am Anfang erweist am Ende insgesamt als zeitsparender und nervenschonender.
Wer losrennt und die IST-Situation und das ZIEL kennt, spart auf dem WEG meist Zeit und Kraft.
ISW-Fallen
Ein System mit drei einfachen Worten mag als zu simpel erscheinen. Dennoch passieren hier häufig grobe Fehler, die schlussendlich zum Scheitern führen! Einige Beispiele:
- Man hat ein tolles Ziel (SOLL) und man versucht, die Leute dazu zu begeistern (WEG). Leider berücksichtigt man vorhandene Killerfaktoren (im IST) nicht: Das Team hat keine Zeit, es fehlt an Geld oder man schätzt schlicht die aktuelle Situation und Realisierungschancen falsch ein.
- Oder man erkennt das Problem (IST) und geht gleich an die Arbeit (WEG). Das macht im Geschäftsleben meist grossen Eindruck, denn Anreisser und Treiber gelten als dynamisch und geschäftstüchtig. Das passt, falls man beim Start weiss, wie das Ergebnis aussehen soll. Ansonsten resultieren halbfertige Produkte, viele Fehler und unnötige Korrekturen. Das kommt in der Praxis viel häufiger vor, als man denkt (nicht nur in Grossunternehmen und Staatsbetrieben, in denen die Verursachenden den Schaden nicht selber bezahlen müssen). Ganz schlimm ist, wenn ganze Teams unkoordiniert unterwegs sind.
- Projekte scheitern häufig an zu tiefen Einschätzungen des Gesamtaufwands an Zeit und Geld und an zu optimistischen Erfolgsprognosen. Der Grund, weshalb das so häufig vorkommt ist einfach: Mit weniger mehr zu erreichen zu wollen ist stark beeindruckend und karrierefördernd.
- Wenn das IST zu schwierig und das SOll zu schwammig ist, muss man den Mut haben, STOP zu sagen. Stark ist nicht, wer zu allem Ja sagt. Stark ist, wer seinen Weg geht und dabei halt mal einen Schritt zurück.